از بررسی نمونه صورتجلسه اداری تا مزیت و قوانین آن
صورتجلسه نوشته ای است که در آن مصوبه های رسمی و مذاکراتی که طی برگزاری جلسه بین اعضای هیئت مدیره و دیگر کارکنان انجام می گردد؛ نوشته می شود. در واقع پس از ثبت شرکت، ممکن است به دلایل زیادی تغییراتی در شرکت ایجاد شود که ملزم به ثبت آن در قالب صورتجلسه می باشد. از آنجایی که متن این نوشته بسیار حائز اهمیت است؛ بنابراین لازم دانستیم محتوایی جهت آشنایی شما با نحوه تنظیم، متن و نمونه صورتجلسه اداری ایجاد کنیم؛ پس همراه افق نیکان باشید.چرا صورتجلسه ضروری است؟
قبل از آنکه به سراغ بررسی متن و نمونه صورتجلسه اداری برویم؛ لازم است ابتدا به سراغ علت ضرورت و اهمیت آن برویم. در این باره باید بگوییم که پس از ثبت رسمی شرکت، می بایست کلیه تصمیمات هیئت مدیره و تغییراتی که در شرکت رخ داده است؛ به صورت مکتوب به ثبت برسد. اما اینکه چرا صورتجلسه ی چنین تصمیماتی اهمیت دارد؛ تماما به معتبر شدن آنها مربوط می شود. همچنین صورتجلسه به جهت ثبت آگهی آخرین تغییرات شرکت در روزنامه رسمی بسیار ضرورت دارد. در واقع با توجه به ماده ۲۰۰ قانون تجارت، ثبت مکتوب تغییرات شرکت ها به جهت ثبت برند، اخذ شماره اقتصادی، اخذ کارت بازرگانی و … الزامی می باشد. از جمله تغییرات شرکت می توان به موارد زیر اشاره کرد:- تغییر اساسنامه شرکت
- تمدید شرکت و برند آن
- تغییر نام شرکت و یا علامت تجاری
- انحلال و یا پایان عمر شرکت
- نقل و انتقال سهام شرکا در شرکت های سهامی خاص
- بالا بردن سرمایه شرکت
- تغییر وظایف و اختیارات مدیران
- تغییر تلفن تماس و یا جابجایی محل شرکت
- ورود و یا خروج یکی از اعضای مهم شرکت
- ایجاد تغییرات در موضوع فعالیت
- ایجاد یک شعبه ی جدید
متن صورتجلسه باید حاوی چه اطلاعاتی باشد؟
در صورتی که سری به نمونه صورتجلسه ها بزنید؛ مشاهده خواهید کرد که متن آن ها از قبل تعیین و بر اساس الگویی ایجاد شده است. اما هر نوع صورتجلسه، بر روی ۶ پرسش حیاتی تنظیم می شود. یعنی تمرکز اصلی صورتجلسه بر روی پرسش هایی از جمله: What، Where، Why، When، Who و How می باشد. به همین دلیل به این الگو، 5W-H گفته شود. این ۶ پرسش شامل موارد زیر می باشد:- موضوع دقیق مصوبه چیست؟ (What)
- چرا تعیین مصوبهضرورت دارد؟ (Why)
- محل اجرای مصوبه کجا است؟(Where)
- مهلت اجرای آن چه زمانی است؟(When)
- مسئول اجرای مصوبه چه کسی و یا چه کسانی است؟(Who)
- فرآیند انجام مصوبه چگونه باید انجام شود؟(How)
نمونه صورتجلسه اداری چگونه تنظیم می شود؟
در بالا با پرسش های بسیار مهم جهت تنظیم صورتجلسه آشنا شدید؛ اما جدا از این سوالات که تمرکز اصلی صورتجلسه محسوب می شوند؛ شرح و درج مواد زیر در برگه صورتجلسه ضروری می باشد.درج شماره جلسه: قطعا هر شرکتی، به صورت دوره ای جلسات مهمی جهت تغییر اساسنامه و تصویب قوانین جدید برگزار می کند. لذا درج شماره جلسه در برگه صورتجلسه به جهت شفاف سازی ضروری می باشد.درج مشخصات اعضای جلسه: درج نام و نام خانوادگی اعضای جلسه به همراه سمتشان در متن صورتجلسه لازم می باشد. البته در قسمت مشخصی از صورتجلسه باید نام حاضرین و غایبین جلسه درج شود.امضاء تمامی شرکت‌کنندگان: پس از اتمام جلسه، تمامی شرکت کنندگان باید پس از خواندن متن صورتجلسه، آن را امضا نمایند. تمامی امضاها باید حاوی نام و نام خواندگی نیز باشد.زمان جلسه: زمان برگزاری جلسه و همچنین تاریخ اتمام آن از دیگر مواردی است که حتما باید در صورتجلسه نوشته شود. در صورتی که در یک جلسه اهداف محقق نشود و تصمیمات نهایی به جلسه‌ی بعد موکول شود؛ بنابراین باید زمان جلسه ی آتی و دستورات لازم الاجرا تا زمان مشخص شده باید درج شود.مکان جلسه: شرح مکان جلسه به صورت شفاف در صورتجلسه الزامی می باشد. مکان جلسه باید به نحوی باشد؛ تا شرکت کنندگان به هیچگونه ابهامی برخورد نکند.تنظیم صورتجلسه بر عهده ی چه کسی است؟
تنظیم صورتجلسه در بیشتر مواقع بر عهده منشی و یا دبیر جلسه می باشد. البته منشی و یا دبیری که جهت مکتوب کردن مصوبات در جلسه حاضر می شود؛ خودش حق رای و امضا ندارد. او صرفا به جهت شرح دقیق و بدون نقص متن صورتجلسه در جلسات حضور می یابد. از آنجایی که صورتجلسه باید در سامانه اداره ثبت شرکت ها ثبت کرد؛ لذا منشی و یا دبیر باید بسیار با دقت عمل کرده و از جزئیات جلسه نوشته بردارد و آن را در قالب صورتجلسه دربیاورد.درخواست تنظیم صورتجلسه به صورت آنلاین
امروزه به لطف گسترش اینترنت و ایجاد سیستم های الکترونیکی، بیشتر کارهای اداری همچون درخواست تنظیم صورتجلسه را می توان حتی با یک موبایل انجام داد. افراد جهت ثبت تغییرات شرکت و تنظیم صورتجلسه به جای مراجعه به اداره ثبت شرکت ها به صورت حضوری، از طریق سامانه آنلاین اقدام کرده و پس از تنظیم صورتجلسه، برگه را به صورت اسکن شده به اداره ثبت شرکت ها ارسال می نمایند.همچنین می توان با یک نرم افزار مربوطه فرایند ثبت کاغذی و نوشتاری صورتجلسه را به فرایند الکترونیکی تبدیل کرد. از آنجایی که برگزاری جلسات به صورت کاغذی وقت زیادی از منشی و دبیر و حتی دیگر اعضای شرکت کننده را می گیرد؛ بنابراین مدیریت جلسه به نرم افزار می تواند گزینه‌ی هوشمندانه ای باشد.آشنایی با مزایای درخواست و تنظیم نمودن صورتجلسه به صورت آنلاین- کاهش چشمگیرمراجعات حضوری متقاضیان در اداره ثبت شرکت ها جهت درخواست و ثبت صورتجلسه
- صرفه جویی در زمان به جهت تسریع در ثبت جزييات جلسه و عدم رفت و آمد به اداره ثبت شرکت ها
- یکپارچه سازی و استاندارد سازی صورتجلسه
- دسترسی به وضعیت صورتجلسه از طریق سامانه های الکترونیکی
- پیگیری درخواست ثبت شرکت ها
بیشتر بخوانید :
- ثبت برند و هرآنچه باید درباره آن بدانید.
- ثبت اختراع و هرآنچه راجب به آن باید بدانید.
- دانش بنیان و هرآنچه باید درمورد این شرکتها باید بدانید.
- ثبت بین المللی برند چگونه امکان پذیر است؟
- مشاوره ثبت بین المللی اختراع (PCT)
رضا گلچین
14/
سپتامبر/
2021
